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英語で予定の変更やキャンセルを伝える方法

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予定変更やキャンセルを伝える言いまわし
Excuses for Canceling or Rearranging Plans

あなたがある取引先との大事な会議に向かうため電車に乗っているところを想像してみてください。その際、何か事故があり、電車は止まってしまい、あなたは会議に間に合わないことに気が付きます。取引先に連絡し、状況を出来る限り早く伝えなければなりません。このような状況では、謝罪と簡潔な説明をすることが重要になります。
Imagine you are taking the train to an important meeting with a client. However, there’s an accident and the train stops, and you realize that you will miss the meeting. You must connect with your client and tell them as soon as possible. In this situation, it’s important to apologize and give a simple explanation:

例)‐本当に申し訳ないのですが、電車の事故があったようで会議に出席できそうにありません。どうかご理解いただけると幸いです。
I’m very sorry, but there’s been a train accident and I can’t make our meeting. Please understand.

この状況では、予想できない上に不可抗力の事情なので、相手に謝罪が受け入れられると思います。
In this situation, the problem was unexpected and out of your control. It’s very likely your apology will be accepted.

では、あなたが何かミスをしてしまった時にはどう伝えれば良いのでしょうか?会議をダブルブッキングしてしまい、どちらかにキャンセルの電話をしなければならないという状況を想像してみてください。その約束が1週間先もしくはもっと先の予定だった場合は、次のようにいうことができます。
However, what can you say when you do make a mistake? Imagine you double-booked two meetings and have to call and cancel one of them? If the appointment is scheduled a week or more in the future, you may say something like this:

例)‐誠に恐縮ですが、お約束をキャンセルしなくてはなりません。どうしても出席しなくてはならない会議が入ってしまいました。お詫び申し上げます。

I’m so sorry, but I’m afraid I have to cancel our appointment. Another meeting has come up that I must attend. Please accept my apologies.

約束が重複していることに気付いたのが一週間切ってしまっていた場合、謝罪はより丁寧にまた、電話ですることが好ましいです。
If you realize you are double-booked with less than a week to reschedule, your apology should be very strong and preferably done over the phone:

例)―お電話差し上げたのは、お約束していた今週の会議の同じ日時に誤って他の予定を入れてしまいました。私の不注意でご迷惑をおかけして本当に申し訳ございません。

I’m calling because I accidentally double-booked myself for our meeting this week. I’m so sorry for the oversight.

Good luck the next time you have to cancel plans!
予定をキャンセルしなくてはならない時に使ってみてくださいね!

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